Cash flow in Navision
Il cashflow
Il cashflow è un termine mutuato dalla terminologia anglofona che identifica il “flusso di cassa”, una delle grandezze finanziarie più importanti quando si gestisce un’azienda. Saperla gestire è fondamentale per far quadrare i conti e non trovarsi in difficoltà. Il cashflow, inoltre, è utilizzato regolarmente anche dagli istituti di credito per valutare la solidità delle aziende nel breve-medio periodo, averlo in ordine è un ottimo biglietto da visita per la tua azienda.
Ma cos’è in concreto? Il cashflow è l’insieme dei flussi di denaro che entrano ed escono dalle tue casse, determinato da un lato da: vendite, cessioni, finanziamenti, rendimenti finanziari, e tutto ciò che comporta un “ingresso” di capitale. Dall’altro lato invece ci sono gli elementi d’uscita: investimenti, spese per acquisto di merci o servizi, pagamento dei dipendenti, delle imposte, degli affitti, dei finanziamenti. Qualora nella tua azienda prevalgano i flussi di entrata rispetto quelli di uscita, puoi trovarti in una situazione di cashflow positivo, viceversa il cashflow è negativo. Per poter mantenere viva l’attività aziendale, è necessario cercare di tendere costantemente a un flusso di cassa positivo, altrimenti la gestione potrebbe non essere agevole o peggio ancora fallimentare.
Non devi incorrere nell’errore di considerare il cashflow alla stregua degli utili o delle perdite: le due cose, nonostante abbiano punti in comune, hanno delle differenze sostanziali. Innanzitutto col bilancio si ottiene una fotografia statica della situazione aziendale, inoltre concorrono alla sua creazione voci che non vengono analizzate nel flusso di casa. Un esempio pratico è l’ammortamento di un macchinario acquistato anni prima: viene iscritto in bilancio come voce di costo, mentre nel cash flow non viene considerato. L’esborso per l’acquisto del bene, infatti, è stato fatto in passato e dunque non è un valore monetario da considerare nel calcolo del flusso di cassa di quell’anno.
È molto importante, quindi, produrre utili a fine anno, ma anche avere un flusso di cassa positivo, benché non sia facile riuscirci. Anzi è molto semplice trovarsi in una situazione opposta. Dover affrontare un problema di cash flow negativo è, oggi, all’ordine del giorno, basti pensare alla differenza di tempo tra i crediti evasi e i debiti saldati. Se paghi i fornitori in anticipo rispetto a quando incassi dai tuoi clienti, dovrai far fronte alle uscite con il tuo capitale e ti ritroverai così a dover “anticipare” con i tuoi soldi per lavori effettuati, beni consegnati o servizi già erogati. I tempi si possono prolungare e raggiungere differenze che possono arrivare a 30, 60, 90 giorni, se poi aggiungi anche il pagamento puntuale di stipendi e tasse, ecco che potresti dover far fronte a momenti di grande difficoltà. Analizzare il cashflow significa anche prevenire queste situazioni di complessità, magari pretendendo dai debitori tempi di pagamento più ristretti, oppure ottenendo una dilazione da parte dei tuoi fornitori per tendere così al punto di pareggio.
Se proprio non vuoi posticipare il pagamento dei fornitori, esistono altri modi per far fronte ad un problema di cashflow:
- cassa per le emergenze – puoi accantonare delle risorse in un conto corrente bancario per gestire delle eventuali necessità improvvise. Scegli la cifra da destinare in base alla tua attività e agli scenari che potresti trovarti ad affrontare. Se sei all’inizio e non hai molta liquidità da poter immobilizzare, creala un po’ alla volta, magari spostando un 5-10% di ogni incasso in questo conto. Una volta utilizzata, ripristinala non appena possibile;
- finanziamento – puoi ricorrere a fidi, scoperti di conto, o finanziamenti a breve termine per risolvere un problema di durata circoscritta che si è venuto a creare. Viceversa se la difficoltà è strutturale, se devi effettuare investimenti o spese ingenti, puoi propendere verso un finanziamento a lungo termine;
- recupero dei crediti – altro annoso problema, oltre a quello dei ritardi nei pagamenti, è il mancato saldo delle fatture emesse. È dunque importante tutelarsi in tal senso, magari pretendendo acconti per i clienti nuovi o per i lavori importanti, oppure richiedere titoli a garanzia. Se i crediti inevasi sono numerosi e raggiungono cifre importanti, puoi valutare di recuperarli attraverso delle azioni legali, ma fai attenzione che i costi non rendano questa attività non profittevole;
- gestione del magazzino e delle risorse – la merce non venduta può rappresentare un problema perché per realizzarla o acquistarla hai utilizzato risorse, trovare il modo per non lasciarla troppo tempo lì è fondamentale. Per liberartene, puoi provare con degli sconti o delle promozioni, oppure cercare nuovi canali distributivi. Analogamente puoi sbarazzarti di parte delle apparecchiature vecchie che non usi più, ma anche analizzare l’utilizzo dei materiali di consumo per razionalizzare eventuali sprechi.
La strategia migliore resta però prevenire il problema e, quindi, devi prepararti a gestire questi particolari momenti aziendali con le idee chiare. Per poter controllare il cashflow puoi avvalerti di semplici fogli excel oppure a software gestionali completi che ti aiutano nell’attività di tutti giorni.
Il gestionale Microsoft Dynamics NAV, in precedenza NAVISION, è dotato di un modulo ad-hoc per il calcolo del cashlow compreso all’interno della versione Starter Pack di NAVISION come modulo dell’area Gestione Contabile.
Il modulo è parametrizzabile dall’utente e permette di preventivare le voci di entrata e di uscita non solo per quelle voci finanziarie ‘certe’, scadenziari clienti e fornitori, ma anche per le previsioni di incasso e di uscita basate sugli ordini clienti e fornitori. Il risultato finale è rappresentato da una serie di report a disposizione della tesoreria dei quali il più rappresentativo è quello esposto nell’immagine sottostante chiamato ‘Lista data flusso di cassa’.
Un altro report significativo presente all’interno del gestionale NAVISION ora noto col nome di Microsoft Dynamics NAV è il riclassificato del piano dei conti di cashflow chiamato ‘Rendiconto flusso di cassa’ esposto nell’immagine sottostante.
Studiando i dati degli anni precedenti e con l’esperienza, saprai affrontare e prevenire i problemi di cashflow che incontrerai, inoltre il monitoraggio puntuale ti permetterà di intervenire tempestivamente.
Non sottovalutare l’importanza del cashflow, riuscire ad averne il controllo è il primo passo per costruire un futuro virtuoso per la tua azienda. Un monitoraggio costante e l’utilizzo di opportuni correttivi, ti permetteranno di avere la flessibilità per affrontare gli scossoni del mercato, di realizzare gli investimenti necessari per essere profittevoli e di essere competitivi sul mercato, anche nei momenti difficili. Non riuscirci, al contrario, potrebbe causare problemi alla tua azienda, alla sua capacità di affrontare circostanze negative, difficoltà di accesso al credito o incapacità di autofinanziarsi.